Das Antragsverfahren umfasst zwei Stufen: den Vorantrag und den Hauptantrag an den bavarikon-Rat. Der Vorantrag kann nur nach einem Beratungsgespräch mit der bavarikon-Geschäftsstelle eingereicht werden und ist im Entwurf jeweils zwei Monate vor der Sitzung des bavarikon-Rats bei der bavarikon-Geschäftsstelle einzureichen. Der bavarikon-Rat tagt im Regelfall zwei- bis dreimal pro Jahr.

Der Freistaat Bayern fördert über bavarikon die Digitalisierung von Kulturgut aus Einrichtungen aller Sparten mit Sitz in Bayern.

Förderfähig sind die Kosten für die Digitalisierung (Scans, Fotos) sowie die für die Präsentation in bavarikon notwendigen Erschließungs- und Kontextualisierungsarbeiten. Möglich ist die Förderung von befristeten Personalkosten (zusätzliches eigenes Personal) und von Kosten für Dienstleister.