Museen bewahren Natur- und Kulturzeugnisse auf, zeigen sie der Öffentlichkeit in Ausstellungen. Dauernd kommen neue Objekte hinzu; das größte Museum der Welt besitzt über 240 Millionen Gegenstände. Da kann man schnell den Überblick verlieren! Bei größeren, wachsenden Beständen sind Museologinnen und Museologen unentbehrlich, denn sie leisten die Navigation: Sie erschließen Sammlungen durch Bild-Text-Datenbanken, kennen aus praxisnahen Übungen die Nutzungsinteressen von Forschung, Ausstellungsplanung oder Museumspädagogik.
Der museologische Blick gilt immer wieder den Dingen und deren Fähigkeit, auf vielfältige Sachverhalte zu verweisen – der historische Siegerpokal eines Fußballvereins ist ein Industrieprodukt, ein Beispiel für individuelle Gravuren, ein Zeugnis des Arbeitervereins-Lebens um 1920, das Dokument eines Sportereignisses, ein Erinnerungsstück des erfolgreichen Torwarts oder ein typisches Kneipen-Dekorationsstück.
Um solche Bezüge aufzuspüren und festzuhalten, sind Freude an Sachkultur, ein Auge für Details und ein Sinn für präzise Begriffe, für treffende Formulierungen notwendig. Hilfreich, aber keine Voraussetzung, sind eigene Erfahrungen in handwerklichen oder künstlerischen Techniken.
Ästhetischer Geist allein reicht allerdings nicht: Museumsdokumentation wendet ganz selbstverständlich Informationstechnologie an; Nachfragen von Ausstellungsgästen und Nutzungsinteressen für wissenschaftliche Zwecke lassen sich nur bedienen, wenn Datenerarbeitung, Datenrecherche und moderne Bürokommunikation reibungslos ineinander greifen.
Das Museologie - Studium akzentuiert das "Sammlungsmanagement" gegenüber Forschungsleistungen und wissenschaftlichen Detailkenntnissen, welche die universitären "Museumsfächer" (Kunstgeschichte, Geschichtswissenschaft, Ethnologie, Volkskunde …) betonen. Mitteleuropäische Sachkultur seit dem Spätmittelalter steht als Gegenstandsbereich im Zentrum. Die fachgerechte Erschließung anderer museumsrelevanter Objekte behandeln Studiengänge wie Ur- und Frühgeschichte (prähistorische Kulturzeugnisse), Kunstgeschichte (Bildende Kunst), Biologie, Geologie, Paläontologie (für Mineralien und Gesteine, botanische und zoologische Sammlungsstücke).